Was ist Website-Management?

Früher war die Erstellung einer Website zumeist eine einmalige Tätigkeit. Die Website wurde lokal erstellt - direkt mit einzelnen HTML-Files oder mit Tools wie Microsoft Frontpage oder Adobe Dreamweaver ­­­­­­- und nach Fertigstellung auf den Server geladen. Bei vielen Websites wurde nur selten etwas geändert und wenn, wurden Änderungen direkt vom Programmierer in den Code eingearbeitet. Arbeiten wie Anpassungen in Header und Footer konnten dabei in viel Arbeit ausarten, mussten diese Dinge teilweise auf jeder einzelnen Seite geändert werden – es sei denn, man hatte ein Frame-Layout. :D

Website-Management besteht aus vielen verschiedenen Tätigkeiten, die die Funktionalität und Erreichbarkeit eines Webauftritts garantieren. Diese Tätigkeiten umfassen die Überwachung der Website, das Einspielen von Updates, die regelmäßige Prüfung auf aktuelle Gegebenheiten (DSGVO), Suchmaschinenoptimierung (SEO) sowie die Pflege der Inhalte, wenn dies von den Kund*innen nicht selbst übernommen wird.

Im Gegensatz zu einem Content-Management-System (CMS), das der Inhaltsverwaltung einer Website dient, bietet ein Website-Management-System (auch Website Management Tool oder Website Management Software) die Möglichkeit, mehrere Websites gleichzeitig einer Überwachung und Verwaltung auf verschiedenen Ebenen zu unterziehen.

Zu den einzelnen Tätigkeiten beim Website Management haben wir hier detaillierte Tipps für dich:

1. Das stetige Monitoring der Website und der Check, ob diese auch online und funktionstüchtig ist
2. Die Überwachung des Content-Management-Systems (CMS) und die Prüfung, ob Sicherheitsupdates eingespielt werden müssen
3. Die Prüfung der Plugins und Extensions auf Aktualität, Sicherheit und Funktionalität
4. Die Kontrolle der Serversoftware und ob diese noch aktuell ist - Stichwort PHP- und MySQL-Version
5. Ein regelmäßiger Performance-Check mit Google Lighthouse
6. DSGVO Überwachung und Anpassungen der Website, wenn sich aufgrund der DSGVO etwas ändert bzw. die Überwachung der Website, ob diese DSGVO-konform ist
7. Regelmäßige SEO-Checks der gesamten Website - am besten mit externen Tools
8. Ein regelmäßiger Blick in die Google Search Console, um die Google Indizierung zu überwachen
9. Die Einpflege von Content Änderungen, wenn die Kund*innen dies nicht selbst übernehmen
10. Die Dokumentation von Updates und Änderungen
11. Manueller Check der Website
12. Das Erstellen von Back-ups
13. Customer Happiness sicherstellen

Content-Management-Systeme (CMS) haben die Erstellung von Websites erleichtert, aber auch gleichzeitig viel Arbeit geschaffen.

CMS müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, damit es keine Sicherheitslücken gibt, über die Hacker auf den Server eindringen können. Das manuelle Überprüfen der CMS Versionen ist sehr mühsam, vor allem wenn man sehr viele Websites betreut.

Es gibt vor allem für WordPress verschiedene Plugins und Tools, die die CMS Versionen aus dem Backend heraus checken und Informationen per E-Mail schicken. Der Nachteil von solchen Systemen ist, dass man keine Nachricht bekommt, wenn etwas im CMS nicht funktioniert oder der Mailversand streikt.

Zusätzlich zu der Überprüfung der CMS Versionen müssen die Versionen der eingesetzten Plugins und Extensions überwacht werden.

Vor allem für WordPress-Plugins erscheinen viele Sicherheitsupdates, die zeitnah installiert werden sollten. Sicherheitslücken in Plugins bieten eine Angriffsoberfläche für Hacker und können zum Datenklau oder dem Verlust der gesamten Website führen.

SYSSY überprüft deine Plugin-Versionen regelmäßig und benachrichtigt dich, wenn Handlungsbedarf besteht.

Es können auch Sicherheitslücken am Server entstehen, wenn beispielsweise veraltete PHP- und MySQL-Versionen im Einsatz sind. Natürlich auch in jeder anderen Software, die am Server installiert wird. PHP und MySQL werden häufig eingesetzt, da diese für die am meisten verwendeten CMS benötigt werden.

In (un)regelmäßigen Abständen werden auch hier Sicherheitsupdates veröffentlicht, die so rasch wie möglich eingespielt werden sollten.

Läuft die Website „nur“ auf einem Webspace, hat man wenig Macht über das Fixen der Sicherheitslücken, sondern muss darauf warten bis der Hoster die Security Patches einspielt. Bei kleinen Hostern hat man manchmal die Möglichkeit Druck zu machen und ein Update einzufordern.

Betreibt man eigene Server, sollte man rechtzeitig auf das Release von Security Patches reagieren und diese einspielen, um Sicherheitslücken zu schließen. Tut man das nicht, sind alle Projekte am Server von der Sicherheitslücke betroffen.

Außerdem werden PHP- und MySQL-Versionen nicht ewig supportet. Wenn sich eine Version dem Support-Ende (end of life) nähert, sollte man so bald als möglich auf die nächst höhere Version upgraden. Wichtig ist dabei, dass man mit dem CMS und allen Plugins auf aktuellem Stand ist, da es noch Code gibt, vor allem in alten Plugins und Extensions, die noch nicht mit neueren Versionen kompatibel sind.

Welche PHP-Versionen aktuell unterstützt werden und wie lange, kann man aus der PHP Roadmap auslesen.
Eine ähnliche Map für den MySQL Lifecycle gibt es unter diesem Link.

Es wird dabei regelmäßig überprüft, ob einer dieser Dienste geladen wird, ohne dass eine explizite Zustimmung über einen Cookie-Banner erfolgt ist. Wenn dem so ist und keine Zustimmung erfolgt ist, ist das ein klarer Verstoß gegen die DSGVO und SYSSY erstellt einen Alert und benachrichtigt dich per E-Mail und App Notification.

Ein regelmäßiger Check ist deshalb wichtig, weil mit jeder Installation eines Plugins/einer Extension oder einem Theme-Wechsel, der Einbindung eines externen Dienstes oder die einfache Einbindung eines YouTube-Videos die Website von „DSGVO-konform“ zu „Nicht DSGVO-konform“ katapultiert werden kann. Wird man darüber in Kenntnis gesetzt, kann man rechtzeitig reagieren. Ansonsten kann es sein, dass es lange Zeit benötigt, bis man den Fehler erkennt.

Beispiel:
Auf der Website gibt es keine YouTube-Videos und deshalb auch keine Absicherung. Die Kundin oder der Kunde beschließen aber eigenmächtig auf einer Seite ein YouTube Video einzubinden – dank dem einfachen Kopieren des Einbettungscodes bzw. der einfachen Einfüge-Funktion im WordPress, können Kund*innen das eigenständig durchführen. Schwupps, die Website ist nicht mehr DSGVO-konform und keiner weiß es.

Regelmäßige SEO-Checks gehören ebenso zur Wartung einer Website wie der Aufruf ab und an in einem Browser.

Vor allem direkt nach dem Go-Live macht es Sinn die Website einem SEO-Check zu unterziehen um sicherzugehen, dass nichts vergessen wurde, alle SEO-Texte richtig platziert sind, keine toten Links auf der Website vorhanden sind usw.

Man würde gar nicht glauben wie viele Websites live gehen bei denen vergessen wird das robots Tag auf „index“ zu schalten. Die Website ist dann zwar online, steht aber auf „noindex“, was für Suchmaschinen bedeutet, dass die Website nicht indiziert werden darf. Neue Websites werden so bei Google erst gar nicht indiziert und es erscheinen keine Suchergebnisse. Fatal kann es bei einem Relaunch sein, da man so das gesamte bisher aufgebaute Ranking zerstören kann. Die Seiten werden zwar nach Umstellung auf „index“ wieder indiziert, aber wenn der Ruf einmal zerstört ist, ist es schwierig diesen wieder herzustellen – das gleiche gilt bei Google. Gibt es einmal Probleme mit der Seite und fliegen die Seiten aus dem Index, ist es nur mit viel Mühe wieder möglich diese wieder reinzubringen.

Der Blick in die Google Search Console ist ebenfalls ein wichtiger Punkt, wenn es um Website Management geht, da die Google Search Console schnell eine Übersicht über Indizierungsfehler gibt und schnelles Handeln ermöglicht.

Je weniger Fehler in der Google Search Console auftreten, umso besser. Wenige Fehler bedeuten, dass auf die Website geachtet wird, dass sich jemand kümmert und dass die Daten vor allem aktuell gehalten werden. Lauter Dinge, die Google sehr gut gefallen.

Zu den wichtigsten Punkten zählen dabei das Auffinden von 404-Fehlern und das Einrichten von Weiterleitungen (Redirects). Aber auch das manuelle Anstoßen einer Indizierung kann Sinn machen, vor allem bei neuen Websites oder bei der Erstellung von wichtigen Unterseiten. Die manuelle Einreichung zur Google Indizierung kann die Indizierung der Seiten beschleunigen. Aus eigener Erfahrung kann es zwischen 5 Minuten und mehreren Tagen dauern. :D

Ein weiterer Pluspunkt der Search Console ist, dass diese erkennen kann, wenn eine Website gehackt wurde. Werden verdächtige Scripte oder fragwürdige Inhalte auf der Website gefunden, spielt die Search Console eine Warnung aus. Darauf kann man sich allerdings nicht unbedingt verlassen, da es unter Umständen sehr lange dauern kann, bis Google überhaupt dahinterkommt und wenn Google das Problem entdeckt hat, hat man vielleicht schon ein Indizierungsproblem. Google kann dann aufgrund von fragwürdigen Inhalten oder Spamverdacht die Website sperren und diese aus dem Index kicken. Also besser ab und an eine manuelle Kontrolle der Website durchführen – siehe Punkt "Manueller Check der Website und Überprüfung auf Hacks".

Der Fokus sollte hier aber nicht ausschließlich auf die Google Search Console gesetzt werden. Es gibt auch für andere Suchmaschinen ähnliche Tools. Für Bing von Microsoft gibt es die „Bing Webmaster Tools“. Der Ablauf ist hier ähnlich wie in der Search Console von Google.

Obwohl Bing einen wesentlich kleineren Marktanteil als Google hat, sollte die Suchmaschine nicht vernachlässigt werden, da Suchmaschinen wie Ecosia ¹ und DuckDuckGo ² die Suchergebnisse von der Microsoft Suchmaschine Bing ziehen.

Weiters ist Bing die Standardsuche für den Browser Microsoft Edge, der von vielen älteren Menschen mit Windows Rechner standardmäßig verwendet wird. In großen Unternehmen gibt es zum Teil auch nicht die Möglichkeit für die Mitarbeiter alternative Browser zu installieren, warum dann Edge zum Einsatz kommt und damit nicht weniger oft die Suchmaschine Bing.

Da sich die Suchmaschinen Bing und Google auch vom Aussehen her ähnlich sehen, gibt es viele Menschen, die glauben, dass sie „googeln“, aber in Wahrheit „bingen“ sie. ;)

Eine regelmäßige Pflege des Contents für Websites ist sehr wichtig, damit diese immer auf aktuellem Stand sind und sich „etwas tut“ auf der Website. Google bemerkt es, wenn sich auf einer Website Inhalte verändern und diese somit „lebt“.

Wird eine Website nie aktualisiert oder stammen die letzten News von vor 3 Jahren, wird man beobachten können, dass die Sichtbarkeit bei Google laufend abnimmt.

Genereller Tipp: Wenn es keine regelmäßigen News gibt, dann besser keine hineinstellen. Oder die News ohne Datum hineinstellen, wenn es sich um reine Informationen handelt, die an keinen Zeitpunkt geknüpft sind. Das Gleiche gilt für Blogbeiträge.

Dokumentationen für Website sind erfahrungsgemäß das, was am meisten vernachlässigt wird. Dabei ist es besonders interessant, den Zeitpunkt essenzieller Updates oder die Anpassungen wichtiger Dinge an der Website zu erfassen, die Einfluss auf die Sichtbarkeit bei Google haben können.

Werden solche Dinge nicht dokumentiert, ist es später nur schwer nachzuvollziehen, welche Updates zu welchem Erfolg oder Misserfolg beigetragen haben.

Dokumentationen haben ebenfalls den Vorteil, dass man den Kund*innen jederzeit vorlegen kann, was wann an der Website gearbeitet wurde. Vor allem für Wartungsverträge kann es relevant sein, wenn die Kund*innen irgendwann sehen wollen, was mit ihrem Geld passiert.

Damit sichergestellt ist, dass die Website auch nach Angriffen von Außen oder technischen Problem nicht "verschwunden" ist, ist eine Back-up-Strategie notwendig.

Hat man die Website auf einem Webspace bei einem Hoster, werden dort regelmäßig Back-ups erstellt. Das Back-up-Intervall und Zeitraum ist von Hoster zu Hoster unterschiedlich. Manche sichern täglich und speichern die Back-ups mehrere Wochen, bei anderen hat man 2 Back-ups die Woche und nur für eine Woche verfügbar. Oft ist es auch möglich manuelle Snapshots oder Wiederherstellungspunkte zu erstellen, was besonders vor Updates sehr wichtig ist.

Generell ist zu empfehlen, dass man vor jedem Update - egal ob nur ein WordPress-Plugin oder den WordPress Core - ein Back-up erstellt. Die Funktionen vom Hoster mit Snapshots oder Wiederherstellungspunkten ist hier sehr ratsam, wobei man sich vorher informieren muss, ob das Einspielen von solchen manuellen Sicherungen kostenpflichtig ist.

Wir haben zusätzlich Back-ups von allen Websites auf unseren lokalen Servern, damit wir im Worst Case die Website von dort aus wiederherstellen können. Auch bei Hostern können Datenverluste passieren, das sollte man nie außer Acht lassen.

Eine funktionierende Website, die keine Probleme macht, macht einen Happy customer. :)

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